IL SEGNALE D'ALLARME

Il segnale d'allarme: quando tutto è urgente, è un chiaro segno che l'azienda è malata. Un appello ai datori di lavoro: Non siamo chirurghi, ma il sangue del nostro lavoro scorre ugualmente. L'urgenza non è una questione di vita o di morte, ma di gestione.

Se non sapete gestire le priorità metterete a rischio la salute e il benessere dell'azienda e di chi vi lavora con dedizione.

L'urgenza è solo un'altra parola per descrivere lo stato di costante stress e ansia in cui si vive e presto perderete i vostri collaboratori più preziosi.

"Fermi tutti, si va sull'urgenza!"

Ma è davvero così oppure si tratta di abitudini legate a un modo di lavorare "a risposta istantanea"?

È chiaro che se la maggior parte del tempo che dedichiamo al lavoro è occupata da questioni che necessitano di soluzioni immediate, non riusciremo mai a parlare di pianificazione e organizzazione.

Questo si traduce in un lavoro che viene svolto sempre in allerta e in continua reazione rispetto a tutto ciò che potrebbe arrivare.

Il rischio non è solo quello di lavorare male o in affanno, ma si tratta di una modalità che focalizza l'attenzione sull'ultima cosa che arriva. Ultima cosa che ci porta a ignorare e a spostare più in là nel tempo tutte quelle attività all'apparenza meno urgenti, ma più rilevanti.

Abbiamo visto la differenza tra urgente e importante parlando di delega, e oggi vediamo perché ogni azienda dovrebbe stabilire delle regole su cosa rappresenta un'urgenza e come trattarla.

Ci sono due fasi importanti da affrontare con il team:

stabilire cosa vuol dire urgenza: quali sono quelle condizioni o attività che hanno il diritto di passare in cima alle priorità;

definire i canali di comunicazione: cosa usare per gestire l'urgenza che si è presentata e viene riconosciuta come tale.

Quali sono quelle attività o quelle occasioni per cui possiamo interrompere le persone con una telefonata? A chi dobbiamo rivolgerci per affrontare determinate problematiche?

Se da un lato è importante saper rispondere a domande di questo tipo, è altrettanto fondamentale mantenere la flessibilità necessaria per riformulare le decisioni prese in precedenza.

Questo perché ciò che viene stabilito al giorno zero di una questione non è detto che conservi la stessa efficacia in futuro o al verificarsi di condizioni aggiuntive.

Non esiste il sistema perfetto e soprattutto non nasce dalla prima regola che viene impostata. Gli sforzi devono andare verso la costruzione di un sistema che funzioni in quel momento, con la volontà di intervenire con migliorie e modifiche.

Perché è così importante definire la gestione delle urgenze?Lavorare senza permettere che le urgenze gestiscano le nostre giornate richiede lo sviluppo di molte abilità.

Abilità che senza dubbio fanno bene al lavoro di squadra e alla condivisione degli stessi intenti.

Capire come e quando dedicarsi all'urgenza richiede una grande capacità di selezione, insieme a un giusto equilibrio tra visione a breve termine e visione a lungo termine. Quindi riuscire a comprendere quali passi compiere per via dell'urgenza senza allontanarsi troppo dall'obiettivo visto nel suo insieme.

Se chi lavora con noi sa cosa deve fare al verificarsi di un'urgenza, ecco che riuscirà a gestire anche i possibili livelli di ansia e stress che molto spesso accompagnano una situazione critica.

Ti sarà capitato di avere come collega o collaboratore una persona che al minimo problema va in tilt, aggiungendo panico e nervosismo che non servono a niente.

Dedicare del tempo per definire un piano condiviso da tutto il team aiuta anche chi fa più fatica a mantenere i nervi saldi.

Lo stesso piano permette di soddisfare i clienti e le loro richieste senza intaccare le altre aree del nostro lavoro.

Identificando le urgenze, alleniamo anche la nostra capacità di trovare soluzioni. La famosa arte del problem solving 🙂

Soluzioni che non necessariamente richiedono la gestione delle urgenze che si sono presentate

A volte può bastare una risposta affinché il cliente si senta rassicurato.

A volte anche solo una chiacchierata riesce a far emergere il vero punto della questione, facendo passare in secondo piano l'allerta iniziale.

A volte la risposta potrebbe essere un rifiuto che porta a dire no o a pianificare più avanti la gestione della richiesta.

La preparazione del team fa tutta la differenza del mondo.

Una maggiore coesione e una sorta di cultura dell'urgenza aiutano a rafforzare il senso di gruppo. Non ci saranno differenze nella gestione del lavoro, nelle informazioni da dare a chi è in attesa dell'attività considerata urgente e nelle modalità di comunicazione interna.

Più coerenza e meno malumori.

Più gestione e meno urgenze.

Matrice Eisenhower: Urgente o Importante?

Sicuramente sarà capitato molte volte che i compiti assegnati a lavoro fossero segnalati come urgenti, importanti o da portare a termine entro una data improrogabile. Questi termini servono a sottolineare la priorità di quelle operazioni rispetto ad altre che bisognerà comunque portare a termine. Un utile strumento per definire accuratamente le proprie priorità e aumentare la produttività delle proprie giornate lavorative è la matrice di Eisenhower.

Grazie a questa matrice si potrà programmare il tempo in maniera molto più funzionale. In questo modo si avrà maggiore controllo sulle proprie attività e sulla propria produttività.

Chi è capace di programmare è in grado di sapere esattamente cosa è più urgente e cosa invece può aspettare.

Come capire però la differenza tra urgente e importante? I due termini sembrano andare a braccetto, ma effettivamente la differenza tra i due esiste. Quando si utilizzano per parlare di situazioni lavorative diventano il metro di paragone per gestire il proprio tempo e per dare più o meno priorità alle azioni da svolgere.

La matrice Eisenhower nasce da un'idea di Dwight Eisenhower, che fu generale durante la Seconda guerra mondiale e Presidente degli Stati Uniti negli anni 50. Una delle sue frasi più famose fu infatti "Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante". La matrice Eisenhower mostra come classificare le azioni in base al livello di urgenza e al livello di importanza, in modo tale da affrontare ogni caso nel modo più consono alle sue caratteristiche.

Tutte le azioni vengono valutate in base a quattro criteri: importante e urgente, importante e non urgente, non importante e urgente e, infine, non importante e non urgente. In base all'incastro tra le quattro variabili, nascono situazioni diverse che necessitano di un approccio differenziato. Vediamole una per una.

Urgente ed importante

Tutte le situazioni che risultano urgenti e importanti vanno immediatamente posizionate al primo posto della lista. Per completare quest'azione è necessario che il lavoratore sia rapido, concentrato e preciso. In questo modo riuscirà a portarla a termine entro la scadenza prefissata e in modo soddisfacente.

Non urgente ma importante

Le azioni comprese in questa categoria sono quelle che hanno effetti sul medio e lungo periodo. Progetti come la pianificazione strategica, la riorganizzazione aziendale, le attività di sperimentazione o la formazione del personale sono tutti da considerare non urgenti, ma importanti.

I benefici che si potranno avere da queste azioni nel tempo batte infatti l'urgenza delle azioni stesse. Spesso, inoltre, le azioni di questo gruppo nascono come azioni a lungo termine, che se messe a punto e terminate in un breve lasso di tempo non sono capaci di portare giovamento al singolo o all'impresa.

Proprio per questo motivo, bisogna programmarle in modo scientifico, con largo anticipo per evitare che siano messe da parte a causa dei normali impegni quotidiani.

Urgente ma non importante

Rientrano in questo gruppo le azioni che vengono assegnate in quello stesso momento da una figura con un potere decisionale ed esecutivo più alto del proprio. Se per esempio il proprio capo chiede ad un collaboratore di eseguire un compito in quel precido momento, è urgente, ma magari non di vitale importanza. Il successo per affrontare queste situazioni è quella di eseguire immediatamente l'ordine ed eliminare così l'azione dalla lista delle cose da fare.

Un consiglio ai manager: attenzione ad utilizzare questa tecnica, perché un metodo del genere a lungo andare è dannoso per l'azienda. I collaboratori, infatti, tenderanno a considerare urgente ciò che non lo è davvero, alterando le reali priorità dei propri compiti.

Non urgente e non importante

Una delle categorie più facili da assegnare. Mentre nel primo gruppo si è visto che andranno le azioni più importanti e urgenti, in questa cadranno le azioni che corrispondono esattamente al contrario. Qui si collocano infatti i compiti che

stanno in coda, all'ultimo posto delle priorità, e che si possono anche eventualmente delegare. Qui si possono aggiungere anche tutte quelle cose che di solito si procrastinano e finiscono per affollare la testa.

Una buona pratica è quella di affrontare la lista di queste attività ogni tre mesi.

In quel momento, bisognerà scegliere se è un compito utile di cui ci si occuperà a breve, o semplicemente un compito superfluo che si può tranquillamente eliminare dalle incombenze che si hanno per dare spazio a nuove cose.

Come applicare la legge di Pareto sul lavoro (e migliorare la gestione del tempo)

Innanzitutto, cosa dice il principio di Pareto?

Il principio di Pareto, noto anche come regola dell'80/20, è una teoria secondo la quale l'80% dei risultati di una situazione o un sistema è determinato dal 20% degli input.

Si intende, questa legge non stabilisce che tutte le situazioni presentino questo rapporto preciso, ma si riferisce a una distribuzione tipica. Più in generale, il principio può essere interpretato nel senso che una minoranza di input determina la maggioranza degli output.

Ecco alcuni esempi:

il 20% dei dipendenti produce l'80% dei risultati di un'azienda;

il 20% del tempo di un determinato dipendente produce l'80% dei suoi risultati;

il 20% dei bug del software causa l'80% dei guasti;

il 20% degli investimenti di un'azienda produce l'80% dei suoi profitti.

La legge prende il nome da Vilfredo Pareto, un economista italiano. Correva l'anno 1906 quando egli notò che in Italia il 20% della popolazione possedeva l'80% delle proprietà, dunque propose che questo rapporto si potesse trovare in molti luoghi del mondo fisico, e teorizzò che potesse indicare una legge naturale.

Negli anni '40, la teoria di Pareto fu avanzata dal dottor Joseph Juran, un ingegnere elettrico americano a cui si attribuisce il merito di essere il padre del controllo di qualità.

Fu il dottor Juran a decidere di chiamare il rapporto 80/20 'Principio di Pareto'. L'applicazione di questa legge alle metriche aziendali aiuta dunque a separare i 'pochi vitali' (il 20% che ha l'impatto maggiore) dai 'molti utili' (il restante 80%).

Il principio di Pareto nella gestione del tempo può aiutarci a stabilire le priorità delle attività

La legge di Pareto può aiutarci a vedere il quadro generale e capire su cosa concentrarci per ottenere i progressi più rapidi nella nostra vita professionale.

Più precisamente, ci fornisce una rappresentazione reale di come l'impatto possa essere distribuito in modo disomogeneo e, di conseguenza, una guida su quali compiti concentrarsi per ottenere i migliori risultati.

Per esempio:

👉🏻 Se l'80% delle vendite proviene dal 20% dei clienti, ha senso concentrarsi sull'ulteriore sviluppo dei clienti più importanti o sulla ricerca di nuovi clienti 'simili'.

👉🏻Se il tuo superiore apprezza il 20% dei tuoi risultati, che secondo lui hanno un impatto dell'80% sugli obiettivi dell'organizzazione, ha senso concentrarsi maggiormente su quel 20%.

👉🏻Se 2 su 10 perdite di tempo (e-mail, riunioni, interruzioni dei colleghi, telefonate, social media, messaggistica istantanea e altre notifiche, notizie quotidiane, logistica, TV, pettegolezzi, ecc.) sono responsabili dell'80% del tuo spreco di tempo, ha senso identificare queste due perdite di tempo ed eliminarle o ridurle al minimo.

Insomma, l'obiettivo è assicurarsi che il principio di Pareto funzioni a tuo favore, non contro di te.

Potresti fare lo stesso esercizio anche nella tua vita privata, quando cerchi di raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata. Cerca di analizzare quali sono le attività che ti fanno perdere tempo e che non portano a nulla perché sono facili da fare, e quali invece dovrebbero essere la tua priorità numero uno nel tempo libero. (Fonte Internet)